こんにちはblueです。
前回はPower Queryでの変換のメリットについて説明しました。
今回はPower Queryでのデータの取得方法について説明します。
できる限り平易な言葉で伝えることを目的としますので少しでも理解していただければ幸いです。
～とある会話
取得と変換によって色々なことが簡単にできるのはわかったよ。じゃぁ具体的にはどうするのか教えて。
了解です。Power Queryでのデータ取得はファイルを開くのと同じような操作ででき非常に簡単です。まずはここについて説明しますね。
なお次項で変換の仕方についても説明します。両方覚えてもらえると一気に使用範囲が広がりますのでこちらもあわせてご覧ください
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結論
Power Queryでのデータの取得は大きく2つです。
- 外部データからの取得
- 内部データからの取得
それぞれについて詳しく説明します。
なおPower Queryは取得⇒変換⇒出力という形をとります。今回取得だけだと変換のところで止まってしまうので変換の操作はなるべく行わずそのまま出力することとします。
外部データからの取得
まずここで「外部」というのは開いているエクセルブック以外を指します。
他のファイルやデータベース、WEBなど色々な場所から取得することができます。
ここではExcelブックと、フォルダーからの取得のみを上げます。ただ他の取得についてもほぼ同じ方法でできますので安心ください。
Excelブックからの取得
- 新規Excelファイルを起動します
- [データ]タブ⇒[データの取得]⇒[ファイルから]⇒[ブックから]をクリックする
- ナビゲーター画面左側にシートが表示されるので読みこみたいシートを選択する
- [データの変換]を選択する
Power Queryエディターに取り込まれます。
- [保存して読みこむ]を選択する
この操作で出力結果を入手することができます。
なお出力結果だけを見ると普通にファイルを読みこんだだけで普通と何が違うの？と思われるかもしれません。
しかしPower Queryにおいてはこれらの操作自体を覚えていることがポイントです。
ファイルを読み込んで出力するといった一連の流れを覚えているので元のファイルが更新されてもボタン一つで最新情報を取得することができます。
フォルダーからの取得
次はフォルダー内にある複数のExcelファイルを開きます。
- 新規Excelファイルを起動します
- [データ]タブ⇒[データの取得]⇒[ファイルから]⇒[フォルダ]から取り込みたいフォルダを選択する
- 表示されたウィンドウ右下の[結合]の▼から[データの結合と変換]を選択
- Fileの結合が表示されるのでフォルダ名を選択し[OK]を押す
Power Query エディターに取り込まれます。
- [Data]項目名横の［展開]をクリックする。列名が出てくるので［この列名をプレフィックスとして使用する］のチェックを外す
プレフィックスとは接頭語という意味です。Dataという列に格納されているのでチェックボックスをいれておくとData-Column1のように表示されます。
- [保存して読みこむ]を選択する
色々と不要な列は存在しますが以下出力できました。
なお結果としてはそれぞれのシートの情報が行として下に追加されていく形になります。
なお見出しが異なる列があった場合は右に列が追加されていきます。
実際はこれらの変更等は次以降の変換の操作で修正をすることが可能です。
内部データからの取得
ここでは同じファイルの別シートにあるテーブルから情報を取得する場合を考えます。
テーブルまたは範囲からの取得
- 取り込むシート内のテーブル範囲の任意のセルをクリックする
- [データ]タブ⇒[テーブルまたは範囲から]をクリック
- [先頭行をテーブルの見出しとして使用する]にチェックする
Power Queryエディターが開きます。
- [保存して読みこむ]を選択する
この場合は新しいシートにテーブルの情報が出力されます。
なお[保存して読みこむ]際▼⇒[閉じて次に読みこむ]⇒[接続の作成のみ]を選択することで表示しないようにもできます。
- [保存して読み込む]の▼⇒[閉じて次に読み込む]をクリックする
- [接続の作成のみ]を選択する
この方法では実際に出力はされません。
この方法はデータとしては使いたいけど表示自体は不要であったり、既に別シートで表示しているときに使えます。
内部データを利用する場合や外部データから情報のみを取得する場合はこの方法だと容量が減らせるので考慮してみてください。
ここでのまとめ
取得は外部データからの取得か内部データからの取得になります。
データ取得後は後の変換に生かしますが、毎回最新のデータを取ってこれるというも大きなメリットです。
変換も使える機能ですがまずは取得の操作に慣れていただければと思います。
次回からはPower Queryでのデータ変換をする方法について説明していきます。
変換については内容が多いですが一つずつわかりやすく説明していきますので安心してください。
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