「レシートの金額、毎回手入力なのがつらい…」
「現場の職員がリアルタイムで残高を確認できない…」
「Excelがパソコンの中に閉じていて、みんなで共有できない…」
こんな悩みを抱えていませんか？
今回は、とある事業所（現場）の収支管理をAppSheetで改善した事例をご紹介します。
レシート撮影から残高確認まで、スマホ一台で完結する仕組みを作りました。
開発実績まとめはこちら
このアプリのポイント
- レシートやWeb明細をスマホで撮るだけ：
Gemini APIで日付・金額を自動読み取り。
手入力の手間とミスをなくしました。 - 全職員がリアルタイムで残高確認：
iPhone・Androidどちらでも対応。
スプレッドシートとAppSheetが自動連携します。 - 購入商品をカテゴリ別に自動分類＋集計：
「野菜は食材費」「洗剤は消耗費」など、
スプレッドシートのリストを基に自動分類。
月次レポートもダッシュボードで確認可能です。
アプリ画面（イメージ）
*▲ トップ画面。今月の残高・カテゴリ別支出がひと目でわかるダッシュボード。*
*▲ レシートを撮影すると日付・金額が自動入力。確認してタップするだけで登録完了。*
改善前後の変化
【Before：こんな課題がありました】
- レシートをすべて手入力していた：
パソコンの前でExcelを開き、一件ずつ金額を打ち込む。
時間もかかるし、打ち間違いも多かった。 - 残高確認に手間がかかった：
データがローカルExcelの中にあるため、
パソコンを開かないと残高がわからなかった。 - 現場の職員が情報を共有できなかった：
「今月あといくら使えるの？」という問いに
すぐ答えられない状況が続いていた。
【After：改善後はこう変わりました！】
- スマホでレシートを撮るだけで登録完了：
OCRが日付・金額、カテゴリを自動で埋めてくれるので、
確認して「保存」を押すだけになった。 - 5名の職員がいつでも残高を確認できる：
iPhone・Androidどちらからでもアクセス可能。
「今月の残高はXX円です」とトップ画面に表示される。 - 月次レポートがグラフで一目でわかる：
食材費・消耗品・食事代の内訳が
カテゴリ別の円グラフと月次推移グラフで表示される。
今回の改善を支えた工夫3つ
工夫1：OCRとカテゴリの自動判定
Gemini APIでレシートを自動読み取り：
スマホで撮影した画像から日付や金額を抽出。
職員は内容を確認してタップするだけで登録できます。
店名やキーワードをもとに「食材」「消耗品」などに
プロンプトの指示でリストを基にカテゴリを振り分ける設定も入れています。
手動での分類作業がほぼゼロになりました。
工夫2：年度管理と自動リセット
4月〜翌3月の会計年度をSliceで管理：
AppSheetのSlice機能を活用して、
当年度のデータだけを集計対象にしています。
4月1日になると残高が自動でリセットされる設計なので、
年度末の「データ消し」作業が不要になりました。
工夫3：Googleスプレッドシートとの完全連携
スプレッドシートがデータの母艦：
AppSheetで登録した情報はすべてスプレッドシートに保存。
会計担当がExcelで確認したい場合は、
スプレッドシートをダウンロードするだけで対応できます。
逆にスプレッドシート側で修正しても
AppSheetに自動反映されるので、
二重管理の苦労がありません。
ここまで読んでくれた方へ
「うちの施設でも使えるかな？」と思った方、
ぜひ一度ご相談ください。
Excelでの手作業管理、紙のレシート入力、
現場がリアルタイムで情報を見られない…
そんな現場のあるある課題に、
AppSheetは意外なほど柔軟に対応できます。
「まだフワッとした段階でも大丈夫」
「こんなこと頼んでいいの？」と思うようなことでも、
お気軽にお声がけください。
まとめ
「撮るだけ・確認するだけ」でレシート管理が完結します。
手入力の時間・ミス・属人化、この3つをまとめて解消できるのが、AppSheetの強みです。
開発実績まとめはこちら
コメント